今回はAccessのビジネスにおける活用事例についてご紹介いきたいと思います！
この記事を読むと分かること
Accessのビジネスにおける活用事例
- 顧客管理
- 予約管理
- 見積管理
- 売上管理
- 在庫管理
- 勤怠管理
- 領収書管理
顧客に関する情報・商品に関する情報・社員に関する情報など、それぞれ異なるデータを管理する際、もっと分かりやすくデータを取り扱うことができないか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
サーバーにデータベースをセットアップすることは手間がかかってしまいますが、Accessであれば比較的簡単にデータをビジネスに活かすことができる状態で継続的に作成することができます。
今回、そんなAccessのビジネスにおける活用事例について確かめていきましょう。
是非最後まで楽しんで読んでください！
Accessは小規模なデータベースの管理に最適
Accessは、データを複数の項目で構成された表で表したり、データを容易に抽出・結合したりできるリレーショナルデータベース（RDB）の一つです。
Accessでは、構成・構造が小さなシステムであれば、複雑で難易度の高いプログラム操作を要することなく構築することができます。
というのも、システムを構築するために必要とされる基本的な構成部品が欠けるところなく揃っているとともに、データベースを管理するために役立つ機能が組み入れられているからです。
形式が整えてあり、すぐに利用できるデータベースのサンプルがふんだんに用意されていることも他と比べて特に目立つ点で、何もないところからすべてを完成させる必要がないので、まだ覚えたての人であっても容易にデータベースを管理できます。
Accessは、顧客管理・在庫管理システムなど、主として小規模なデータベースの管理に最適なデータベース管理ソフトです。
Accessの活用事例
Accessを使って日頃から集計しやすいフォーマットでデータベースに保存・管理しておくことで、データを必要に応じてすぐに利用することができ便利です。
具体的に、Accessはどういった場面で利用されているのか、具体的な活用事例についてご紹介していきます。
顧客管理
Accessを使うことで、顧客情報や顧客から物品の製造や配達・購入を依頼された内容、問い合わせ・苦情内容などを特定の要因によって結び付けて円滑に処理することが可能です。
顧客情報から過去に依頼された内容・問い合わせ履歴をすぐに見つけ出せるので、問い合わせに対する行動をスムーズに行うことができます。
予約管理
たとえば、旅行代理店や飲食店などで、顧客からの予約を円滑に処理することも可能です。
予約内容に関するデータベースを構築しておくことで、その時々の予約状況を管理できるとともに、予約の取消・変更にも対応することができます。
顧客管理のデータベースを予約内容によって結びつけておけば、過去から現在までの顧客が予約した記録も管理できる点もAccessの強みです。
見積管理
取引先に対しての見積書や請求書を作成することが多い企業では、多様な文書を管理するために非常に多くの金銭・時間・労力などを使っていることも多いのではないでしょうか。
見積書・請求書をデータベース化することで、進んでいる状況や過去から現在までの記録を労せずして確かめられるようになるので、費やされる時間や労力を軽減するだけでなく、少ない労力で作業を進められるも高められるのです。
売上管理
取引をしている顧客が多数存在している場合、顧客ごとに伝票を保存・管理して売上情報を管理するのは、意外に時間や工数を要してしまうのではないでしょうか。
それを顧客管理のデータベースを特定の要因によって結び付けて伝票をデータベース化することにより、伝票の情報を入力する作業を複数の人で分けて受け持つことができるようになります。
ひとたびデータベース化することで、多くの困難なしで売上情報を集計できるとともに、リアルタイムに売上情報を見て内容を知ることもできるでしょう。
在庫管理
在庫管理をExcelで処理する場合、データを書き換える時期やタイミングがずれてしまうと、あるべき状態や結果と異なるデータを元のデータの上に書き込んでしまう可能性があります。
Accessを使って在庫情報をデータベース化することで、リアルタイムに在庫の数量が増えたり減ったりすることを管理できるとともに、複数の人で在庫情報を更新することも可能です。
勤怠管理
数多くの社員の出勤時間・退勤時間・残業時間・有給取得数を管理するのは単純なことではありません。
事務を担当する人が社員全体の勤怠情報を管理するのはやり方に無駄がないとはいえず、人の手が加わった間違いを無くすことを実現することは不可能に近いのです。
勤怠管理をデータベース化することで、社員が自身で情報を入力できるため、正しく確かな勤怠情報を記録できます。
領収書管理
会計・給与に関することや確定申告を処理するためには、領収書を事実と合っていて少しの間違いもなく保存・管理しておかなければなりません。
データベースで領収書の管理を処理することで、内訳・項目名・金額をそのたびごとに複数の人が入力でき、多くの困難なしで今後のデータ使用のために維持できるでしょう。
Accessで日常業務の効率をあげよう
Accessには目的を果たすのに都合のよいテンプレート・ウィザード機能が十分に備わっているため、一般的なデータベースと比べてみたときにデータベースを時間や手数をかけず、構築・運用するのに重宝で役に立つソフトです。
Accessの機能・能力を十分に生かして用いることで、複数の人や部門における情報を手際よく共有して効果的に利用できます。
Accessを利用することで、複雑な管理を効率良くかたづけていきましょう。
まとめ
今回は、Accessのビジネスにおける活用事例をご紹介しました。
Accessは顧客情報・勤怠情報といった、たくさんのデータを自分の思い通りに処理できるデータベース管理ソフトです。
Excelでのデータ管理に課題を感じている方は、一度Accessの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
参考：https://rekaizen.com/article/detail/datebase-development/16840
もしAccessのライセンスを持っていなければ、Amazonでも購入できますので、まずは入手するところから始めましょう！
ただし、決して安い金額ではありませんので、Accessを学習しようという強い気持ちがある人だけ買うようにしてくださいね！
学習する気持ちさえあれば、Accessを身につけてキャリアアップに繋げることでコスパのいい投資になると思います。
頑張って学んでいきましょう！
