今回はAccessとExcelの違いについて詳しくご紹介いきたいと思います！
この記事を読むと分かること
- AccessとExcelの違いについて
- AccessとExcelの使い分け方について
Accessは、Microsoft社が開発したデータベース管理ソフトで、データの保存・管理が品質的にすぐれ、実務でもさまざまな場面で活用されているソフトです。
今回は、よく比較されることの多いAccessとExcelとの違いについてまとめてみました。
是非最後まで楽しんで読んでください！
AccessとExcelの違い
Excelとの違いとしては大きく分けると「扱うことができるデータ量」「セルの入力方法」の2つがあげられます。
扱うことができるデータ量については、Excelでは行・列・セル内の最大文字数が制限されていますが、Accessは2GB（ギガバイト）までであれば制限されていません。
セルの入力方法については、Excelがひとつのセルに対して自分の意のままに文字列を入力できるのに対して、Accessは列ごとに入力できる文字列・数値・日付などの書式を設定します。
Excelと比較したAccessのメリット
ここではExcelとの違いに焦点を当てて、Accessのメリットをご紹介します。
データの最大数制限がない
Accessでは、2GBまでのデータであれば、行・列・文字の数に限界は設けられていません。
Excelでは、行・列・セルごとの文字数に限界が設けられており、たくさんのデータを保存・管理したい場合には制限を上回ってしまう可能性があります。
Accessであれば、データをまとめて格納して保存・管理できます。
しかし、容量に2GBの限界が設けられているため、大がかりな構造で制限を上回ってしまうデータベースの構築には適していません。
厳密にデータ管理ができる
Accessでは、明確にそれと定められたデータ型以外のデータは入力できないように制限を設けることが可能です。
そのため、データベースがきちんと整理された状態で保存・管理できます。
※データ型とは、数値・日付・テキスト・価格など、そのデータが何を意味するか一定の形に定めることです。
あらかじめ入力できるデータ型を指定できるので、正しくないデータが入力されたらエラーを表示し、保存できないようにします。
Excelでは、基本としてセルへ自分の意のままにデータ入力ができるので、数値を入力するべき列にも異なるデータを入力できてしまうので、集計や関数の出力に問題が生じてしまう可能性があります。
Accessであれば、細かいところまできびしく目が行き届かせたデータ管理ができるので、ミスが発生しにくいシステムの構築ができます。
元データがぐちゃぐちゃだと、データ分析を行うときにも、まずは細かいデータクレンジングの手間が発生し、スムーズに分析を行うことができません。
そういった観点でも、データ型を指定してデータを保管できるということは、データベースとして重要な機能だといえます。
複数人で使用しやすい
Accessは複数人でも使い勝手が良いソフトです。
というのも、基礎となるデータと入出力する場合のデータがそれぞれ別になっています。
それゆえ業務を担当する人や操作方法にあわせてデータ入力がしやすいよう、画面を要求に合わせて作り替えることが可能です。
大量のデータのなかから、目的に沿ったデータだけを抽出して表示することもできるので、管理者の権限にあわせて表示させるデータを変更することも可能です。
Excelでは、基本として保存・管理しているデータを直接編集することになるため、複数人で利用すると一定の規則が認められないデータになったり、必要なデータを削除してしまったりする可能性があります。
Accessを利用することで、必要とする情報・権限にあわせた情報だけに、読み出し・書き込みが行える状態にするための適切な操作・調整が可能です。
Accessを導入してできること
ここからは、Accessを導入して出来ることをご紹介していきます。
小規模なデータベースを作成
Accessを導入して基本機能を結びつけることでデータベースを構築できるとともに、たくさんのデータの中から目的に合わせて選び出せるだけではなく、それと同時に複数の表（テーブル）を結び合わせて選び出すことも可能です。
たとえば、顧客が住んでいる場所の情報を蓄積して、住所管理データベースを構築することで、ダイレクトメールや資料を送り届ける場合に効果的に活用することができます。
Accessに搭載されているデータベースの処理を、マクロ機能・AccessVBA機能を利用することで、効率的に販売管理データベース・在庫管理データベースの構築が可能です。
保存したデータを目的に合わせて利用
Accessを使うことで、保存・管理されているデータをリスト・ラベル、帳票など、それぞれに様子が異なるフォーマットで表示することや印刷することが可能です。
また、テーブル内のデータを直接操作せずに、データの入力・閲覧しやすく表示することが可能な操作画面も作成できます。
操作のしやすさや使いやすさをより良く改良できるだけではなく、入力ミスによって生じるデータ破損の可能性を減らして軽くできる機能も搭載されています。
AccessとExcelのどちらが良いかは状況次第
ExcelとAccessでは本質的な特徴に違いがあります。
つまり、どちらの方が優れていると一概にいえる話ではないため、状況や目的に適した方を使用するということになります。
Accessは、Excelと比較するとデータの保存・管理で優位性はあります。
しかし、そのぶん身につけるべき知識やスキルも多いです。そうすると扱える人が少ないので、社内での浸透に時間がかかったりすることもあるので、手軽に導入したい場合はExcelの方が優れているということもできます。
つまり、ソフトが持つ性質だけでなく、専門となるべき担当者を準備できるかなど、さまざまな観点から考えて選ぶ必要があるということです。
ExcelでもAccessと同じような構造にすることで、予想通りに実行する能力があることも、知識や経験などに基づいて十分に考えられるのです。
複数人でも安定している効果的な利用や、他のシステムとデータを連動させることを考えのうちに含めるのであれば、Accessが相対評価として条件などにうまくあてはまります。
このように多種多様なシステムを成り立たせている基本的な内容や条件をもとに、どちらが適合しているかを見極めることがよいでしょう。
まとめ
AccessはExcelと比較すると使う立場からみた便利さが優れていますが、入力方法に関する前提や制約となる事柄を設定しなければなりません。
一定の手順に従って仕事をする内容によっては、Excelでも十分であるため、あらゆるデータベースの構築にすぐれているというわけではないのです。
よりたくさんのデータを処理することで大いに存在感を発揮するソフトであるため、実際に行う作業にうまくあてはまるかを導入する際にしっかりと検討することが重要です。
参考：https://hnavi.co.jp/knowledge/blog/access/
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ただし、決して安い金額ではありませんので、Accessを学習しようという強い気持ちがある人だけ買うようにしてくださいね！
学習する気持ちさえあれば、Accessを身につけてキャリアアップに繋げることでコスパのいい投資になると思います。
頑張って学んでいきましょう！
