皆さんは、日ごろの業務でExcelを活用されていますか？
Excelには便利な機能がたくさんありますが、意外と使い切れていない基本テクニックもあるかと思います。
そこで今回は、脱初心者を目指す方向けにExcelのテクニックをまとめてみました。
この記事を読むと、以下のことが分かるようになります！
この記事を読むと分かること
- ①ショートカットキー
- ②オートフィル
- ③四則演算
- ④相対・絶対参照
- ⑤セル固定
- ⑥フィルター
- ⑦セルの挿入・削除
- ⑧並び替え
- ⑨行列入れ替え
- ⑩グラフ作成
今回の内容でもし知らなかったものが一つでもあれば、それを取り入れることで日々の業務効率化につながることと思います。
是非最後まで楽しんで読んでいただければ幸いです！
Excel脱初心者向けテクニック10選
ポイント①ショートカットキー
まずは、最も頻繁に使う「コピーアンドペースト」のショートカットキーをご紹介します。
ショートカットキーを使えば、押し間違えも少なく、入力時間の短縮も出来ます。
＜コピーアンドペーストの具体的方法＞
- コピーしたいセルを選択
- Ctrl(Macはcommand)+Cを押す
- 貼付先のセルまで移動
- Ctrl(Macはcommand)+Vを押す
コピーアンドペーストの他にも、以下のように様々な便利なショートカットもあります。
- 切り取り「Ctrl(Macはcommand)+Vを押す」
- 全選択「Ctrl(Macはcommand)+Aを押す」
- 書式設定「Ctrl(Macはcommand)+1を押す」
是非たくさん覚えて、業務を効率化してみてください！
ポイント②オートフィル
オートフィルとは、セルに入力されている値を基に、連続した値
を自動で入力する機能のことです。
具体的には、あるセルに「1」と入力し、右下ある「＋」の表示をマウスでドラッグすると、「1,2,3…」と、入力された値を基に、連続する値を入力することができます。
一文字ずつ入力するときに比べ、かなりの時間短縮になります。
オートフィルの発展版！フラッシュフィル
オートフィルの発展版に「フラッシュフィル」という機能もあります。
フラッシュフィルは、入力されたデータから法則性を見つけ、自動的にデータを入力してくれる機能です。
例として、フルネームが列に並んでいるデータがあった場合のオートフィルの使い方をご紹介します。
フルネームが並んでいる横のセルに、サンプルとして氏だけ入力し、「データタブ」から、「フラッシュフィル」を押します。すると、残り全ての列の、氏部分のみ抽出して入力してくれます。
反対に、氏と名が隣同士のセルに入力されていた場合、サンプルとしてフルネームをセルに入力すると、自動的に残りのデータも同様にフルネームで入力してくれます。
氏名入力の作業などが、劇的に短縮される嬉しい機能です。
ポイント③四則演算
四則演算は、Excelでもかなり高頻度で使用する機能です。
一般的に計算する「＋−×÷」を、Excelでは「＋−*/」と表現します。
例えば、「5×5」と計算したいときは、「5*5」と入力します。しかし、このまま入力すると、文字として認識されてしまうので、数式として入力する場合は、「=5*5」と入力してください。
ポイント②でお伝えした「オートフィル」を使うと、同じ計算式であれば、いちいち入力しなくても、カーソルを動かすだけで自動計算してくれます。
ポイント④相対・絶対参照
「相対」とは、言葉通り、「他との関係で成り立つ」ことを意味しています。通常Excelでは、相対参照が基本となり、セルを動かすと、参照しているセルも動くように作られています。
反対に、「絶対参照」を使用すると、セルを動かしても、参照するセルは動くことなく、固定されます。
例えば、A1のセルに「100」、A2のセルに「200」と入力します。B1のセルには「=A1+100」と入力することで、「200」という値が計算されます。そのままオートフィルで計算式をB2に入力すると、B2には「=A2+100」と入力され「300」という値が計算されます。
この時、B1のセルに「=$A$1+100」という計算式を入力すると、「A1セルに固定」という意味になり、B2に数式をコピーしても「=$A$1+100」のまま計算され、同じく「200」という値が計算されます。
絶対参照は何かの値を固定して計算したい時に非常に役に立つので、使いこなすと、計算がとても楽になる機能です。
ポイント⑤セル固定
Excelに入力されたたくさんのデータを見ていると、「あれ？項目名はなんだったかな」と一番上に戻った経験はありませんか？
「セル固定」機能を使うと、スクロールして確認することなく、データを見続けることができます。
簡単に手順を紹介します。
- 「表示タブ」を押す
- 「ウインドウ枠の固定」をクリック
- 「先頭列（行）の固定」をクリック（行列固定の場合は「ウインドウ枠の固定」）
これだけで、枠や行列が固定されるので、データがかなり見やすくなります。
今すぐにでも使える、簡単で便利な機能ですね。
ポイント⑥フィルター
「フィルター」とは、データの中から特定のデータを抽出したいときに大変活躍する機能です。
まずは、抽出したい表に、「データタブ」から、「フィルター」を選択します。表に「▼」マークが出てくれば、フィルターの完了です。
「▼」タブから抽出したいデータを選択すれば、特定のデータだけが表示されます。
データ抽出作業が格段に早くなるので、ぜひ使って見てください。
ポイント⑦セルの挿入・削除
「データ入力していたけど、後から追加（削除）したら、列をずらさないといけなくなった…！」ということはありませんか？
そんな時に役に立つのがセルの挿入・削除機能です。
挿入（削除）したい箇所でマウスの右クリックを押すと、オプションで「挿入（削除）」と出てきます。追加したい時は「挿入」を、削除したい時は「削除」を押すと、行全体が増えたり、削除できたりします。
列の場合も、同様に挿入や削除ができます。
行や列を複数選択した場合は、選択した数の行や列が挿入・削除されます。
ポイント⑧並び替え
データを並び替えしたい時に便利な機能です。
並べ替えたいデータを選択し、「データタブ」より、「昇順・降順」を押すと簡単にデータを並べ替えることができます。その他にも、オプションを選択することで、曜日順、セルの色順などで並べ替えることができます。
複雑なデータも、すっきり見やすくなるので、たくさん使ってみてください。
ポイント⑨行列入れ替え
この機能を使うと、行と列を入れ替えて表示したい時に、データごとにコピーアンドペーストしなくて済みます。
とても簡単なので、覚えて使ってみてください。
＜行列入れ替え方法＞
- 行列を入れ替えたい範囲を選択し、コピーします。
- 貼り付けたいセルまで移動し、右クリックを押し、「形式を選択してペースト」を選択します。
- 「行/列の入れ替え」を選択すると、行列入れ替えて貼り付けされます。
ポイント⑩グラフ作成
値の羅列ばかりで見づらいデータも、グラフをつくることで、直感的に分かりやすいデータになります。
グラフにしたいデータを範囲選択し、「挿入タブ」よりグラフを選択することが出来ます。「おすすめのグラフ」を選択すると、データに適したグラフを作成してくれます。
グラフを作成した後は、レイアウトや色の変更など行い、さらに見やすいグラフにすると、より見やすいデータになります。
まとめ
今回は、「Excel脱初心者のために知っておくべきポイント10選 」をご紹介しました。どれもすぐに使える簡単操作ばかりなので、ぜひ覚えて使ってみてください。
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