今回はAccessを学ぶ際に知っておきたいデータベースの基本についてご紹介いきたいと思います！
この記事を読むと分かること
- データベースの基本知識
- Accessを利用したデータベース構築の方法
Accessは、Excelとファイルなどを共通して利用できる、単純な操作でデータベースを構築できるといったメリットから、たくさんの企業で導入が進められています。
しかしながら、一度も利用したことがない、Excelと異なることがわからないといった、どうにも苦手だと感じてしまい、できれば避けたいと思っている人も多いかもしれません。
Accessを習い始め、あるいは覚えたての人が最低限理解しておけば、問題や不安な要素がないデータベースの基本についてまとめましたので、確かめていきましょう。
是非最後まで楽しんで読んでください！
Accessで何ができるの？
Accessはデータベースを構築するために必要なデータベース運用・管理のためのソフトウェアです。
データベースというと複雑で分かりにくいという印象を持たれるかもしれませんが、実際のところExcelで作成する顧客や在庫を管理するリストもデータベースの一つです。
データベースとは、あらかじめ決められたルールで関連し合うデータを収集・整理して、簡単に検索や更新を効率化したファイルのことで、一定の水準までの規模であれば、Excelで構築・管理が可能です。
しかし、Excelはもともと表計算ソフトなので、データベースを構築するのであればAccessの方がより適しています。
Accessであれば、100万件を上回るようなたくさんのデータを処理できるとともに、Excelなどとデータを共有・連携が可能で、使い勝手が良い機能が十分に備わっています。
また、プログラミングなど複雑な専門知識を必要とせずデータベースの構築ができるという点も、実際に作業が行われている実務部門で良いものだとして認められている理由のひとつといえます。
Accessを利用したデータベースの作成方法
このセクションでは、Accessを利用したデータベース構築の方法を確かめていきましょう。
テンプレートを利用
Accessにはたくさんのテンプレートが揃えられているので、使い道に合致したテンプレートを使うことで、データベース構築に費やされる時間や労力を減らして軽くできます。
使い勝手が良いように、既存のテンプレートを好みや要求に合わせて作り替えることも可能なため、仕上げたい内容に近いテンプレートを見つけ出して、自分仕様に作り替えましょう。
空のデータベースを利用
使い道に合致したテンプレートが見つからない場合は、空のデータベースを利用します。
既に存在するテンプレートを使う場合、使わないオブジェクトがあればそれを削除する手間が発生します。
経験を重ねてAccessでデータベースをうまく構築することができるようになれば、テンプレートを作り替えるより、空のデータベースを利用すると効率がいいということもあります。
データベースを保存
ホーム画面で目的にかなうテンプレートもしくは、空のデータベースを選ぶと、保存画面が表示されます。
AccessではExcelと異なり、新規にファイルを作成した際にファイルを保存してからデータを入力する必要があるからです。
保存を忘れないように注意しましょう。
知っておきたい基礎用語「オブジェクト」
テーブルやマクロといった単語を聞いたことはありますか。
これらはAccessのオブジェクトを代表するもので、ひとつのまとまりのあるデータベースを組み立てる要素をひとまとめにした名称です。
ひとつひとつのオブジェクトは、Accessを使いこなすうえでしっかり理解すべき要素であるため、名称をしっかりと確かめておきましょう。
Accessを構成する4つのオブジェクト
Accessでは、規模の大きいデータベースの保存や管理をすることがあります。
そこでは、さまざまな入力の制限があり、Excelのようにシートひとつで編集できません。
はじめのうちはなかなか理解が難しく感じられるかもしれませんが、基礎を身につけることですぐに違和感がなくなるので、まずはメインオブジェクトをしっかりと理解しておきましょう。
メインオブジェクトのうち、テーブルとクエリを利用したデータの加工・分析がうまくできるようになって、自分の思い通りに使えるだけでも仕事の幅が一段と広がります。
テーブル
テーブルとは、データを保存・管理する場所のことです。
テーブルは、データベースの大もととなるオブジェクトで、数値のみの入力が定められた列には数値以外は入力できないなど、入力に制約をかけることができます。
クエリ
テーブルに保存・管理されたデータの集合を前提条件にしたがって並べ替えたり、特定のデータを抜き出したりするのがクエリです。
結合したテーブル・計算されたデータ・クエリのデータをExcelで利用できる形式にデータを変換することも可能です。
フォーム
テーブルへデータを追加・編集・削除・表示などを処理するための入力画面がフォームです。
レポート
テーブルに保存・管理されているデータを集計した結果を、印刷画面として表示するのがレポートです。
テーブルもしくはクエリから取得したデータをもとに、見やすいように配置を変更して、目的に合致したレポートを作り上げられます。
オブジェクトを利用して作業を自動化
処理の自動化に役立つのが、マクロとモジュールです。
マクロは、目的にかなうものを選ぶ方式で使い勝手がよく、Accessの基本的な処理を全体にわたって作成できます。
例を挙げると、フォームを開く・クエリを実行・メッセージを表示などを自動的に処理することが可能です。
モジュールは、プログラムを作成するための言語を使用しなければなりませんが、マクロよりも複雑な命令をすることが可能で、内容によって違いがある処理を自動的に行う場合、効果的に利用できます。
まとめ
今回は、Accessで構築・保存・管理ができるデータベースの知っておくべき知識をご紹介しました。
Accessを利用してデータベースの構築や、データの集計・抽出ができる能力を身につけることで、仕事の幅も広がっていくでしょう。
ぜひこの機会にAccessを学んでみてください！
もしAccessのライセンスを持っていなければ、Amazonでも購入できますので、まずは入手するところから始めましょう！
ただし、決して安い金額ではありませんので、Accessを学習しようという強い気持ちがある人だけ買うようにしてくださいね！
学習する気持ちさえあれば、Accessを身につけてキャリアアップに繋げることでコスパのいい投資になると思います。
頑張って学んでいきましょう！
