今回はAccessの基本についてご紹介いきたいと思います！
この記事を読むと分かること
- Accessとは
- Accessを使うメリット
- 効果的な学習方法
是非最後まで楽しんで読んでください！
Accessとは
Accessとはマイクロソフト（Microsoft）社が開発した、データベース管理システム（DBMS）のことです。
データベースとは、関連しあうデータを収集・整理でき、かつ検索・更新を効率化したファイルを意味します。
関連しあうデータの収集・整理だけであれば、テキストファイルでも処理することはできるのですが、ビッグデータなどの大量のデータを収集・整理したい場合は、データベースを使用すると便利です。
また、データベース管理システムはセキュリティ対策で優位性を持っていることも使用されている理由の一つです。
たとえば、個人を一意に特定できるユーザーの情報が部外者に知れてしまうと大きな損害や危害を受ける可能性があります。
そういった機密性の高いデータの管理については、テキストファイルを使うのではなく、セキュリティに優れているデータベースで保存・管理しておくといいでしょう。
Accessでできること
Accessを導入することで企業で利用されるプロジェクト管理などのデータベースを構築でき、データを追加・変更・削除といった操作も能率よく行うことが可能です。
なおかつ、二つ以上の表を結合して新規に表を作成することもでき、表形式のデータをリスト・ラベルといった他の形式に変換して印刷することもできます。
なかでも大きな特徴としては、作成した表を直にいじらなくても良いという点です。データを入力したり、変更したりするための操作画面を作成できます。
作成した表に直接あれこれと手を加えなくても良いため、データ破損・情報漏洩といったリスクを軽減できます。
AccessとExcelとの違い
ExcelもAccessと同様にデータを表形式で保存・管理しておくことができます。
ではExcelとAccessでは何が違うのか、相違点について確認していきましょう。
多くのデータの中から一定の基準で対象を選んで取得する場合、Excelではデータ数が多いと取得に時間を費やしてしまいますが、Accessではクエリを有効に使ってデータを非常に速く取得できます。
また、新しくデータを追加する場合にExcelでは直接書き込むため、ぱっと見た印象では手間がかからないようですが、まちがった判断でデータを削除してしまうリスクがあるのです。
Accessでは新しくデータを追加するための入力画面を作成できるため、直接書き込むことなく、データの取り扱いが簡単でかつ危険がなく安心なことが特徴として挙げられます。
そして、Excelでは文字・数値などの型を特に判断しなくてもデータを書き込めますが、Accessでは一番初めに型を指定する必要があるので、異なった型のデータは入力できないようになっているのです。
型が指定されていない場合、誤りに気づきにくくなってしまいますが、Accessは型を指定しなければならないため、データを取り違えて入力するという人的ミスを回避しやすくなっています。
Accessを使うメリット
Accessを使うメリットは以下のとおりです。
データを集計する時間を短縮
Accessを使うことで、データ集計に費やしてしまう時間を大幅に短縮することができます。
Excelで多くのデータ集計する場合、数式・マクロを集計するためのシートに作成しなければなりません。
そうすると、データをコピー・インポートする手間を要してしまい、データの破損が生じてしまうリスクがあります。
Accessであれば、データが更新されてしまうリスクを軽減でき、集計するためのクエリを作成しておくことで、時間や手数がかからず破損の心配もなく集計でき、たくさんデータを操作することが可能となります。
複数の人が同時に作業
Accessは複数の人からの変更操作に対応しており、複数人が同時に作業を行うことが可能です。
Excelでデータを保存・管理している場合、誰かがファイルを更新していると他の人は手を加えられません。
また、ファイルをコピーすることもできてしまうため、複数ファイルが出来てしまって、確実な状態を保ち続けられない可能性もあります。
複数の人が同時に作業することが想定されているデータベースで管理することによって、作業の効率が向上するということですね。
処理する手順を可視化
データベースで処理する手順をクエリ化して明らかにしておくことで、他の人が修正・追加することが可能です。
例えば、【日付】に【商品】を注文した顧客名を出力するクエリを作成しておくことで、【日付】【商品】を変更して、必要とする顧客情報をどんな時でも出力できます。
データベースの優れている点は、処理する手順を可視化でき、不十分・不適当と思われるところを改め直しやすいという点です。
Accessを勉強するメリット
Accessの知識や技術を獲得することは容易ではありません。
しかし、だからこそ知識や技術を身につけるメリットは大きいといえます。
ここからは、Accessを学習するメリットについてご紹介していきます。
仕事の幅が広がる
Excelの基本的な操作はできるという方は多いですが、Accessの基本的な操作をできる人はそれに比べるとまだまだ少数です。
そのためAccessを利用して容量が大きなデータを処理できるようになることで、社内における評価の上昇や仕事の幅が広がることが期待できます。
就職・転職に有利
職種にもうよりますが、今や社会人としてExcelやPowerPointをある程度使えることは当たり前のようにもなっています。
そのため、転職する際もExcelが使えるからといって大したアピールにはなりません。
しかし、Accessを扱える人はまだまだ少ないため、アピールポイントとしても有効です。
データ活用が重要視されるなかで、いまだデータ処理の解決方法が見いだせずに困っている企業は多いので、大容量データを処理できるAccessの需要は高くなっています。
そのため、Accessのスキルを磨くことは就職・転職する場合に有利に働きます。
データベーススキルの向上につながる
Accessの基礎的な技術や知識を習得したら、SQL・VBAなども組み合わせてつながった知識にしていきたいと考える人も多いです。
Accessでデータベースの基本を身につけておけば、SQL（Structured Query Language）などの学習をする際にも関連する知識があるので、学習がスムーズになります。
Accessを勉強することで、データベースとやり取りするための言語であるSQLや、Excelでの難しい処理を自動化できるVBA（Visual Basic for Applications）などのプログラミング言語への学習へと派生していき、幅広い知識を身につけるきっかけにもなります。
Accessの勉強方法
Accessは、プログラミングスクールなどでも取り扱っているところは少ない印象です。
ですので、まずは独学で学んでみることから始めましょう。
まずは書籍で学び、実際に手を動かしてみる
まずは、Accessの参考書を一冊読みこんでいきます。
なるべく、実際に手を動かしながら学べる参考書を選ぶのがオススメです。
最初は以下のいずれかを使うのがオススメです。
もし書籍だけで分からなければ、Udemyなどの動画講座で学んで見るのもオススメです。
（参考）Udemyホームページ
Accessだけでもさまざまなコースがあるので、一度自分の学習目的にあった講座があるか見てみるのがいいでしょう。
書籍と組み合わせることで、より内容の理解が深まることと思います。
ある程度独学で学んだ後は、実際にビジネスの現場において、Accessを使用したデータベースを構築しながら、実践経験を積んでいくようにしましょう。
基本を学んだら、とにかく手を動かすということが重要です。
資格取得を目標にする
Accessには、MOS資格の一つであるAccess2019エキスパートなどがあります。
実務を行う上で資格は必須ではありませんが、転職する際のアピールにもつながりますし、何より資格取得は勉強を続ける一つの目標とするのもオススメです。
また、以下のようにAccessのなかでもVBAに特化した資格もあるので、学習目的に合わせて受験する資格を選ぶのがよいでしょう。
まとめ
Accessは大量のデータを保存・管理でき、かつデータ処理も効率よく行える便利なアプリケーションです。
しかし、Excelよりも理解や習得が難しく、Accessの性能を十分発揮できるよう、うまく使えるようになるために勉強時間を必要とします。
Accessに対する関心がある、Accessを利用した仕事に携わりたいという人は、参考書をまず購入して自分で勉強してみましょう。
全体にわたって勉強が終わったら、次のステップとして資格を手に入れることを達成の目標として、より認識・理解を深めてみてください。
もしAccessのライセンスを持っていなければ、Amazonでも購入できますので、まずは入手することをオススメします。
ただし、決して安い金額ではありませんので、Accessを学習しようという気持ちがある人が買うようにしてくださいね！
学習する気持ちさえあれば、Accessを身につけてキャリアアップに繋げることでコスパのいい投資になると思います。
頑張って学んでいきましょう！
