今回はAccessの基本操作についてご紹介いきたいと思います！
この記事を読むと分かること
- 初心者が知っておきたいポイント
- Accessの基本操作
AccessはExcelと比較すると、よりたくさんのデータを処理できるデータベース管理ソフトです。
データベースの認識・理解がない初心者でも学習しやすく、マクロによる処理方式に変えることで、より効率的に日々継続して行う仕事ができるようになります。
Accessの基本操作から学習方法などについて確かめていきましょう。
是非最後まで楽しんで読んでください！
データベースについて
データベースとは、互いに影響を及ぼす状態にあるデータを収集・整理して、効率的に検索・蓄積・変更・削除ができるように設計されたファイルで、大量のデータを処理するための工夫がこらされています。
データモデルは、データベース設計のために使われるソフトウェア工学の抽象モデルのひとつで、データの格納方法や利用方法のために利用されています。
リレーショナルデータベースは、リレーショナルモデルと呼ばれるデータモデルの概念に基づいてデータを処理するデータベースです。
それぞれのデータベースには管理システムがあり、リレーショナルデータベースにはリレーショナルデータベース管理システムが用意されています。
Accessは、プログラムを作成できない人でも使える側面が強いリレーショナルデータベース管理システムのひとつです。
複雑なプログラミング言語によってソースコードを作らなくても、データの追加・検索・変更・削除といった、データベースを構築・管理できるように工夫がこらされています。
Accessでできること
Accessはデータベースの構築・保存・管理するためのソフトウェアで、商品情報・顧客情報などを管理するシステムを構築することが可能です。
Excelでもデータの保存・管理はできますが、集計用紙のような表形式で種々の計算を行うソフトであるため、たくさんのデータを保存・管理することに関しては、データベースを作成・管理・活用するためのソフトウェアであるAccessが適しています。
例を挙げると、Excelには行・列・セルに入力が許される文字数の最高限度が設けられていますが、Accessには行・列・文字数の最高限度は設けられていません。
ただし、Accessでは2GBを上回るデータをひとつのファイルとして保存できないため、大がかりな構造のデータベースを構築する場合は、本格的なデータベース管理システムを利用するといいでしょう。
Accessは表の列を作成する際に、その列に入力されるデータの種類を指定することで入力ミスによるエラーを防止できるとともに、マクロ機能やVBAを使用することでデータベースの処理を自動化できます。
保存・管理されているデータは、必要なときに印刷することが可能で、複数のテーブルを結び合わせてひとつにして印刷したり、フォーマットをリストやラベルなどに変更して印刷することも可能です。
Accessの基本操作
Accessで作成されるオブジェクトである、テーブル・クエリ・フォーム・レポートについて確かめていきましょう。
テーブル
テーブルはAccessのすべてのデータが格納される表で、行と列で表示されているので、見た感じはExcelのシートに似ています。
Excelとの違いは、データの入力方法・入力規則を設定する画面が存在していることで、この画面はデザインビューと呼びます。
例を挙げると、商品名はテキストデータ、単価は通貨型等データの型を前もって設定しておくことで、思いがけない値が入力されないように制御することが可能です。
デザインビューはテーブルだけではなく、クエリ・フォーム・レポートといった、あらゆるオブジェクトに存在します。
Excelは設計者と利用者が共通の画面で操作しますが、Accessはデザインビューで設計者が作成したものを、利用者が通常のビューで操作するといった点が最も大きな違いといえるでしょう。
クエリ
クエリとは、テーブルに格納されているデータから一定の条件に合致したレコードを抽出したり、計算式を使用して複数のフィールドの値から新規のフィールドを作成する機能で、全部のデータをまとめて更新したり、集計することができます。
テーブルと異なる点は、テーブルには実際に使用するデータが格納されていますが、クエリには実際に使用するデータに対する処理のみが格納されているという点です。
それゆえ、テーブルの中に格納されているデータが変更されると、クエリで表示される抽出結果・集計結果もそのことに伴って変更されます。
Excleのフィルター・関数・ピボットテーブル機能はクエリに似ていますが、これらの機能はその時かぎりの機能となっています。
しかし、クエリはひとたび作成しておくことで、設定されている条件が消えないでオブジェクトとしてあり続けるという点が異なっています。
クエリはテーブルの中に入っている実際に使用するデータを参照しているので、テーブルのレコードが更新された場合にクエリの設定を変更しなくとも、最新のデータを表示できるのです。
フォーム
フォームはデータ入力・データ検索・集計結果を表示するためだけに使用される画面です。
テーブルにデータを入力したり、クエリでデータを抽出するだけでなく、利用する人にとって機能面に優れたユーザーインターフェース（UI）を切り分けて作成できることがAccessのメリットになっています。
頻繁に作成されるフォームを確かめていきましょう。
入力フォーム
顧客・商品・売上などのデータを入力するフォームで、プルダウンなどを使用することで容易に入力できるようにすることが可能です。
検索フォーム
格納されているデータを検索するフォームで、前もって検索条件を設定しておくことで、単純な操作で必要なデータだけを抽出できます。
集計フォーム
格納されているデータを集計するフォームで、そのたび毎に集計作業をしなくとも、フォームを表示するだけで最新のデータから集計されます。
メニュー画面
Accessを起動した際に表示されるフォームで、頻繁に見る数字やよく使用する機能を動作させるボタンを割り当てられます。
レポート
レポートはAccessに保存・管理されているデータを集計した結果を帳票形式やレポートとして印刷するための機能です。
Excelではデータを入力する場合とデータを印刷する場合の配置が同一であるため、容易に入力できるようにすると印刷する際の視覚的な分かりやすさが劣り、印刷する際の視覚的な分かりやすさを重視すると容易に入力できないといった課題があります。
Accessは入力する際のフォームと印刷する際のレポートを、同一のデータから切り分けた配置で作成できるので、容易な入力と分かりやすい印刷を同時に支障なく成り立たせられるのです。
VBA
ここまで確かめてきたAccessの基本操作では、それぞれの機能ごとにオブジェクトが作成されるので、このことだけでもExcelと明確な区別をつけた機能ですが、より効率的に作業ができるようにするために利用できるのがVBA（Visual Basic for Applications）です。
Microsoftのアプリケーション独自のプログラミング言語のことで、Excelで利用している人も多いのではないでしょうか。
Accessでは、フォームのボタンを押下した場合の動作をはじめとして、特定レコードの抽出や一括で更新させる処理を自動化するなど、VBAを使用することでどういった機能でも組み込むことが可能です。
まとめ
Accessは、不慣れな人でも即座に直感で理解できるような操作で、機能を十分に生かして役立つようにうまく使えるため、技術者でなくとも比較的覚えやすいデータベースです。
ひとつのファイルサイズに2GBという上限が設定されているため、大規模なデータベースの構築には向いていません。
しかし、機能面に優れたデータベースとして、数多くの企業で商品情報・顧客情報・社員情報を管理するために利用されています。
Accessの知識を学び、業務をより効率化してみませんか。
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ただし、決して安い金額ではありませんので、Accessを学習しようという強い気持ちがある人だけ買うようにしてくださいね！
学習する気持ちさえあれば、Accessを身につけてキャリアアップに繋げることでコスパのいい投資になると思います。
頑張って学んでいきましょう！
