今回は、Excelを使った業務効率化の成功事例10選をご紹介していきます。
この記事を読むと分かること
- 事例①勤務時間計算を関数入力し、時短に成功
- 事例②「簡易印刷」で文字欠けをチェックし、印刷ミス削減
- 事例③印刷範囲設定で印刷ミス削減
- 事例④膨大な量の連番を一気に入力して作業短縮
- 事例⑤売れ筋商品を分析して売上UP
- 事例⑥リストから自動で請求書作成し、作業時間削減
- 事例⑦表計算からグラフ作成で時短に成功
- 事例⑧自動でメルマガ配信を行い、作業効率UP
- 事例⑨アンケートの自動化
- 事例⑩Webサイトの情報を自動で取得
是非最後まで楽しんで読んでいただければ幸いです！
事例①勤務時間計算を関数入力し、時短に成功
1ヶ月の勤務時間記録を、Excelで各自入力して集計している企業も多いのではないでしょうか。「9時に出勤で19時30分に退社したから、残業時間は1.5時間で…」なんていちいち計算していると、時間がかかってしまいますよね。
ある企業では、Excelの勤務時間入力シートに関数を挿入し、それまで手計算にかかっていた約1,500分（1人約15分の勤怠時間計算業務×100人）の作業時間を節約することが出来ました。
規定労働時間が8時間の場合、出勤時間の関数は下記の通りです。
=IF(退勤時間セル-出勤時間セル>=TIME(8,0,0),TIME(8,0,0),退勤時間セル-出勤時間セル)
残業時間入力セルには、下記の関数を使用します。
=IF(退勤時間セル-出勤時間セル>TIME(8,0,0),退勤時間セル-出勤時間セル-TIME(8,0,0),"")
簡単な関数で、業務効率が大幅にアップするので、是非使ってみてください。
事例②「簡易印刷」で文字欠けをチェックし、印刷ミス削減
「エクセルで表や見積りを作って印刷をしたら、文字が欠けてしまっていた」ということはありませんか？何回も調整して印刷するのは、紙と時間を無駄にしてしまいますよね。
今回は、「簡易印刷」機能で、印刷作業の効率化に成功した方法をご紹介します。
作業は驚くほど簡単です。「ファイルタブ」より、「印刷」をクリックし、「ページ設定」ダイアログボックスを表示し、「シートタブ」内の「簡易印刷」にチェックをつけて完了です。
印刷プレビューに罫線やセルの色がない印刷画面が表示されるので、あとは、文字の確認が出来たらチェックボックスのチェックを外して印刷するだけです。
事例③印刷範囲設定で印刷ミス削減
エクセルで作成した資料を印刷する際、「1枚のシートに印刷したいのに2枚に分かれてしまう」といった悩みを解消した事例をご紹介します。
設定は「ファイルタブ」より、「印刷」をクリックし、設定欄の一番下にあるタブを「シートを1ページに印刷」をクリックするだけでOKです。
他にも、「表示タブ」から、「改ページプレビュー」をクリックするだけで、印刷範囲が青枠で囲まれます。枠を動かすことで、印刷範囲を指定することが出来るので、こちらの方法もオススメです。
事例④膨大な量の連番を一気に入力して作業短縮
連続で数字を入力したいとき、ドラッグすることで、連続に番号を振ることが出来る機能があることは、知っている方も多いと思います。しかし、1,000や5,000といった膨大な数までドラッグしていくと、かなり時間がかかりそうですよね。今回は、1,000などの膨大に連続した番号を振りたい時に、効率が大幅アップした事例をお伝えいたします。
番号を振りたいセルに、連番の始めの値（例えば1）を入力します。次に、「ホームタブ」より、「フィル」という下矢印のマークが右端付近にあるので、そこをクリックし、「連続データの作成」をクリックします。
ボックスが出てくるので、範囲（行・列）、種類（加算・乗算・日付・オートフィル）を選択し、増分値から停止値を入力します。例えば、1～1,000の番号を加算で振るときは、増分値に「1」、停止値に「1,000」と入力すると、選択した行または列から、1,000まで連番で入力されます。
簡単な作業で大幅に時短が出来るので、是非使ってみてください。
事例⑤売れ筋商品を分析して売上UP
あるお店では、それまで現場の肌感覚で販売していたやり方を、エクセルで売れ筋を把握して販売したところ、飛躍的に売上が上がった事例があります。
ピボットテーブルは、ドラッグ＆ドロップをするだけで分析ができるツールですので、初心者でも簡単に分析することが出来ます。
データに数字の受け漏れや文字が入っていないか確認したら、「挿入タブ」から、「ピボットテーブル」をクリックし、あとは行と列に知りたい項目をドラッグしていけば分析が完了します。
「売れていると思う商品」と「実際に売れている商品」が異なるなど、分析から分かる新たな気づきもあるので、ビジネスでは必須の機能ですね。
ここからは、Excel作業効率化でよく知られる「マクロ」を使った成功事例をご紹介していきます。マクロとは、Excelで行う一連の作業を記録し、自動で実行させることができる機能です。単純だけど時間がかかる作業を、マクロで記録することで、作業効率が大幅にアップします。また、記録段階で間違いがなければ、入力ミスも防ぐことができ、正確な書類を作成することが出来ます。
事例⑥リストから自動で請求書作成し、作業時間削減
ある会社では、毎月の請求書発行に膨大な時間がかかっていました。そこで、マクロを使って、売上から自動で請求書作成を行ったところ、10時間以上の作業時削減に成功しました。
事例⑦表計算からグラフ作成で時短に成功
営業会社のデータ分析で、以前は、各営業担当が手作業でグラフの作成を行っており、営業時間の減少で売上成績がみるみる悪化していきました。さらに、人の手で入力することによるミスも頻発し、営業担当はどんどん疲弊していきました。そこで、マクロを導入したところ、表計算やグラフ作成も自動化が可能になりました。営業担当は、顧客対応に特化して時間が使えるようになったため、売上向上に繋がりました。
マクロでは、数字のコピー＆ペーストの他に、集計やグラフ作成も自動で行うことが出来ます。
事例⑧自動でメルマガ配信を行い、作業効率UP
ある店舗では、メルマガ配信を手作業で行っており、毎週数時間作業に時間がかかっていました。毎週の僅かな時間でも、年間にすると10時間以上かかってしまうので、時短する方法がないか検討していました。マクロを利用すると、定型フォーマットでメール作成から、リストに基づき一斉送信もできるので、ミスなく、メルマガ配信をすることでできるようになりました。
小さな作業でも、効率化を行うことで、他の作業に充てる時間ができた成功事例です。
事例⑨アンケートの自動化
あるマーケティング会社のアンケート分析を改善した事例です。クライアントからのオーダーで、1,000件以上のアンケートを集計することになり、膨大なデータの集計に苦労していました。そこで、マクロでアンケートフォームを作成し、アンケート結果が自動で反映される仕込みを作ったところ、20時間以上の作業削減につながりました。
事例⑩Webサイトの情報を自動で取得
ある調査会社ではWeb上の必要な情報を、サイトごとアクセスし、手動で確認を行っていました。マクロを使用して、サイトを指定し、商品名や価格といった固定情報を大量に取得することで、それまで調査にかかっていた時間が大幅に削減され、課題の解決策や戦力構築の時間を創出することが出来ました。
マクロを使いこなすには、少し知識が必要ですが、大幅な作業効率化が見込めるため、興味のある方は是非使ってみてください。
